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Arbeitsaufzeichnungen

Philipp Gruber • 27. Januar 2023

Es ist unbedingt erforderlich, für alle Mitarbeiter:innen, auch geringfügig Beschäftigte, genaue und den gesetzlichen Bestimmungen entsprechende Arbeitsaufzeichnungen zu führen. Im Falle einer Prüfung durch die Behörden (Arbeitsinspektorat, Österreichische Gesundheitskasse, Gemeinde, Finanzamt) müssen diese Aufzeichnungen lückenlos und vollständig für sämtliche Mitarbeiter:innen vorgelegt werden.


Achtung: Dass ein:e Arbeitnehmer:in einen All-in-Vertrag oder eine Überstundenpauschale hat, befreit den Arbeitgeber nicht von der Pflicht, Arbeitsaufzeichnungen zu führen bzw. führen zu lassen.


Können diese Arbeitsaufzeichnungen im Zuge einer Prüfung (GPLB) nicht vorgelegt werden, so kann es nicht nur zur Nachverrechnung von Sozialversicherungsbeiträgen kommen, sondern es wird dieser Sachverhalt ebenfalls an das Arbeitsinspektorat weitergeleitet.


Änderungen der Arbeitszeit (z.B. Stundenreduktion) sind grundsätzlich in Schriftform (z.B. als Zusatz zum Dienstvertrag) festzuhalten.


Bei Zeitaufzeichnungen mit fixen Pausenregelungen (nach 6 Stunden mindestens 30 Minuten) muss die Einhaltung der Pausen regelmäßig vom Dienstgeber überprüft werden. Bei Arbeitszeitmodellen mit kurzer und langer Woche ist für Lehrlinge zwingend ein Antrag auf Bewilligung an das Arbeitsinspektorat zu stellen, da bei Lehrlingen die tägliche Höchstarbeitszeit mit 8 Stunden begrenzt ist.


Zudem ist es auch notwendig, dass für Poolfahrzeuge oder Fahrzeuge mit halbem Sachbezug, sowie für Kilometergeld bei Privatfahrzeugen, ein Fahrtenbuch geführt wird. Diese Aufzeichnungen müssen handschriftlich geführt werden, ein in Excel geschriebenes Fahrtenbuch wird bei einer Prüfung grundsätzlich nicht anerkannt.


von Philipp Gruber 28. September 2024
Im Zusammenhang mit Naturkatastrophen gibt es eine Reihe von steuerlichen Sondervorschriften. In diesem Blogbeitrag möchten wir kurz beleuchten, was für Spenden und Kosten für Schadens-Behebung gilt und welche weiteren Erleichterungen es gibt. Spenden - für den Spender Wird an Organisationen, die der Hilfestellung in Katastrophenfällen dienen, gespendet, so können bis zu 10% des Gewinnes vor Berücksichtigung eines Gewinnfreibetrages als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, sofern die Organisationen als begünstigte Spendenempfänger anerkannt werden. Eine entsprechende Liste befindet sich auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen: BMF - Liste begünstigter Einrichtungen (Spenden, Kirchenbeiträge u.a.) Privatpersonen können Spenden (bis zu 10% der Einkünfte) als Sonderausgaben geltend machen. Als Betriebsausgabe abgesetzt werden, können sowohl Geld- als auch Sachspenden. Begünstigt sind Spenden in diesen Fällen an die Hochwasseropfer direkt, aber auch Spenden an Hilfsorganisationen und an katastrophenbetroffene Gemeinden. Im Falle einer Werbewirkung für das Unternehmen im Zusammenhang mit den Spenden, besteht keine Begrenzung hinsichtlich der Höhe der Geltendmachung als Betriebsausgabe. Als Werbewirkung zu sehen sind Berichte über die Spende in Massenmedien, aber auch bei Eigenwerbung, beispielsweise an Schaufensterflächen, Plakaten, Firmenfahrzeugen, der Unternehmenswebsite, etc. Im Sinne des Schenkungsmeldegesetzes sind Spenden über EUR 50.000 an Angehörige bzw. über EUR 15.000 an andere Personen sind dem Finanzamt zu melden. Die Meldepflicht gilt unabhängig davon, ob die Spende steuerlich absetzbar ist oder nicht. Spenden - für den Empfänger Geld- oder Sachspenden zur Beseitigung von Katastrophenschäden sind beim Empfänger steuerfrei. Dies gilt für Zuwendungen an Privatpersonen oder Unternehmer, aber auch für Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer. Ist der Spendenempfänger Arbeitnehmer des Spenders, fallen keine Lohnnebenkosten (keine Sozialversicherung, kein Dienstgeberbeitrag, keine Kommunalsteuer) an. Dies gilt aber ausschließlich für Zuwendungen, die darauf gerichtet sind, unmittelbare Katastrophenschäden (Sachschäden, Kosten für Aufräumarbeiten usw.) zu beseitigen. Zu beachten ist, dass im Falle der Anschaffung oder Herstellung von Anlagegütern die steuerlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten um die steuerfreien Subventionen und Spenden zu kürzen sind. Die AfA darf also nur nur von den reduzierten Anschaffungs- oder Herstellungskosten geltend gemacht werden. Bei Instandhaltungen und Reparaturen dürfen die dafür aufgewendeten Kosten nur insoweit als Betriebsausgabe abgesetzt werden, als sie die steuerfreien Spenden und Subventionen übersteigen. Außergewöhnliche Belastungen Die Kosten, die mit der Schadensbeseitigung nach einer Hochwasserkatastrophe verbunden sind, sind außergewöhnliche Belastungen. Eigene Arbeitsleistung ist mangels eines Kostenaufwandes nicht zu berücksichtigen. Außergewöhnliche Belastungen sind: Kosten für die Beseitigung der unmittelbaren Katastrophenfolgen Kosten für die Reparatur und Sanierung beschädigter Vermögensgegenstände: Diese können insoweit voll abgesetzt werden, als diese Gegenstände für die übliche Lebensführung benötigt werden. Kosten für die Ersatzbeschaffung der durch die Katastrophe zerstörten Vermögensgegenstände (z.B. erforderlicher Neubau des Wohnhauses, Neuanschaffung von Einrichtungsgegenständen etc.): Diese können auch nur insoweit voll abgesetzt werden, als diese für die übliche Lebensführung notwendig sind. Ersatzbeschaffungen die beispielsweise Sportgeräte oder Luxusgüter betreffen, stellen keine außergewöhnliche Belastungen dar. Grundsätzlich sind die Kosten der Ersatzbeschaffung mit den tatsächlichen Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten und im Ausmaß des Neupreises absetzbar. Kosten für die Ersatzbeschaffung eines PKWs: Hier gilt allerdings nicht der Neupreis, sondern der Zeitwert zum Zeitpunkt der Beschädigung des Fahrzeuges als außergewöhnliche Belastung. Zudem ist maximal von einem Anschaffungswert von EUR 40.000 auszugehen. Jene Kosten, die durch Spenden und Subventionen oder Ersätze aus Versicherungen gedeckt werden, dürfen nicht als außergewöhnliche Belastung geltend gemacht werden. Auch Erlöse aus dem Verkauf ersatzbeschaffter Wirtschaftsgüter (zB. Verkauf des PKW-Wracks) sind ebenfalls abzuziehen. Sonstige Erleichterungen Arbeitnehmer können für die anfallenden Ausgaben, bis 31.10. die Ausstellung eines Freibetragsbescheides beantragen. Wird dieser dem Arbeitgeber rechtzeitig vorgelegt, kann der Arbeitgeber den Freibetrag rückwirkend durch Aufrollung für das gesamte Jahr 2024 berücksichtigen. Falls Dokumente im Zuge der Hochwasserkatastrophe verloren oder zerstört wurden, ist die Ersatzausstellung von gebührenpflichtigen Schriften gebührenbefreit . Weiters sind für ausgestellte oder vorgelegte Schriften betreffend die Schadensfeststellung, Schadensabwicklung und Schadensbereinigung aufgrund des Hochwassers (z.B. Baubewilligungen, Zulassungen von PKW) keine Gebühren zu entrichten. Für Bestandverträge mit denen der Geschädigte eine Ersatzbeschaffung vornimmt, (z.B. Mietverträge für Ersatzbüro, Leasingvertrag), müssen keine Gebühren entrichtet werden. Dies gilt auch für damit in Zusammenhang stehende Sicherungs- und Erfüllungsgeschäfte. Betroffene von Naturkatastrophen können einen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen bei der Einkommens- oder Körperschaftsteuer bis 31.10. stellen. Können Abgabenschulden aufgrund einer Naturkatastrophe nicht fristgerecht bezahlt werden, so sollte unbedingt Kontakt mit dem Finanzamt aufgenommen werden, da es Zahlungserleichterungen in Katastrophenfällen gibt. Die Abgabenbehörde kann von der Festsetzung von Abgaben ganz oder teilweise Abstand nehmen. Noch Fragen? Gerne beraten Sie die Experten der Optimum Steuerberatung individuell.
von Philipp Gruber 12. Juni 2024
Der Handwerkerbonus ist eine Maßnahme des Bundesministeriums für Arbeit und Wirtschaft. Privatpersonen erhalten eine Förderung für durchgeführte Arbeitsleistungen rund um den privaten Wohn- und Lebensbereich (Renovierungs- und Erhaltungsarbeiten, Erweiterung oder Neuschaffung des Wohn- und Lebensbereichs). Das Wichtigste auf einen Blick: Der Handwerkerbonus bietet die Möglichkeit 20% der Arbeitskosten bis zu einer Förderhöhe von 2.000 € (2025: 1.500 €) zurückbekommen (Rechnungen sind unbedingt aufzubewahren). Pro Kalenderjahr und Förderwerber:in kann maximal ein Förderantrag gestellt werden (gegebenenfalls mit mehreren Rechnungen). Der Handwerkerbonus gilt rückwirkend für Arbeitsleistungen ab 1.3.2024 bis längstens 31.12.2025 und kann ab 15.07.2024 beantragt werden. Was kann gefördert werden? Gefördert werden nur Kosten für die reine Arbeitsleistung für Handwerkerleistungen von im Inland privat genutztem Wohn- und Lebensbereich, die im Zeitraum 1. März 2024 und 31. Dezember 2025 angefallen sind. Diese Kosten müssen auf der Rechnung separat ausgewiesen sein. Dazu zählen beispielsweise: die Erneuerung von Dächern Spenglerarbeiten Erneuerung von Fassaden Austausch von Fenstern Austausch von Bodenbelägen Erneuerung von Wandtapeten Malerarbeiten Installationen (z.B. Elektroinstallationen, Sanitär, Heizung, Klima, usw.) Tischlerarbeiten, die auf die speziellen Maße eines Raumes angepasst werden und mit dem Gebäude fest verbunden sind (z.B. Einbaumöbel, Einbauküchen) Arbeitsleistungen im Zuge der Neuanlage eines Wintergartens oder einer Terrassenüberdachung, Verglasungen einer Loggia, usw. gepflasterte Flächen und Wege Infrastruktureinbauten an der Adresse des Wohnobjekts (wie z.B. Versorgungsleitungen, Kanal, Brunnen u. dgl.) Dach- oder Fassadenbegrünung, Gartengestaltung, Gartenarbeiten Schaffung/Renovierung von Teichanlagen und Pools Noch Fragen? Gerne beraten Sie die Experten der Optimum Steuerberatung individuell.
von Philipp Gruber 9. September 2023
Die Beantragung der Energiekostenpauschale für Klein- und Kleinstunternehmer ist über das Unternehmensserviceportal (USP) möglich. Um diesen Prozess zu starten, ist eine Registrierung im USP erforderlich, sowie die Bereitstellung einer Handy-Signatur oder einer ID Austria. Für den Fall, dass Sie im USP nicht über die Berechtigung zur Nutzung des Services "Förderung beantragen" verfügen, kann der/die USP-Administrator/in eine entsprechende Zuordnung für Sie einrichten. Nach Abschluss dieser Schritte steht Ihnen der Service "Energiekostenpauschale für Unternehmen" zur Verfügung. Unter folgendem LINK finden Sie alle notwendigen Informationen für Ihre erfolgreiche Antragsstellung über das USP sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen am Ende der Seite. Die wichtigsten Punkte im Überblick Förderungsfähig sind bestehende Klein- und Kleinstunternehmen mit Betriebsstätte in Österreich. Der Jahresumsatz muss zwischen EUR 10.000 und maximal EUR 400.000 liegen (basierend auf dem Jahr 2022). Ausgeschlossen sind öffentliche Unternehmen, Unternehmen aus den Bereichen Energie, Finanzwesen, Versicherungswesen, Realitätenwesen, Landwirtschaft, verkammerte und nicht verkammerte freie Berufe, Unternehmen mit vorherigen Verbandsgeldbußen, sowie solche, die bereits einen Antrag für ein anderes Förderprogramm (z.B. Energiekostenzuschuss) gestellt haben. Die Abwicklung der Förderung erfolgt über die Forschungsförderungsgesellschaft (FFG). Die Höhe der Förderung variiert zwischen EUR 110,00 und EUR 2.475,00 und ist abhängig von der Branche und dem Jahresumsatz. Der Antrag erfordert neben den allgemeinen Angaben auch die Angabe des Jahresumsatzes für das Jahr 2022. Dieser Jahresumsatz wird in folgende Umsatzklassen eingeteilt: Stufe 1: EUR 10.000,00 bis EUR 34.999,99 Stufe 2: EUR 35.000,00 bis EUR 99.999,99 Stufe 3: EUR 100.000,00 bis EUR 199.999,99 Stufe 4: EUR 200.000,00 bis EUR 299.999,99 Stufe 5: EUR 300.000,00 bis EUR 400.000,00 Die Berechnung des Jahresumsatzes erfolgt durch die Addition der in der Kennzahl 000 der Umsatzsteuervoranmeldungen und der in der zusammenfassenden Meldungen gemeldeten oder unterjährig bescheidmäßig festgesetzten Umsätze aus Lieferungen und sonstigen Leistungen. Falls die Umsätze unter EUR 35.000,00 liegen oder keine Umsatzsteuerjahreserklärung abgegeben wird, werden die Erträge bzw. Betriebseinnahmen der Steuererklärungskennzahlen 9040 und 9050 des Kalenderjahres 2022 herangezogen. Weitere Informationen finden Sie auf den Webseiten www.energiekostenpauschale.at und www.usp.gv.at/beantragung-energiekostenpauschale . Noch Fragen? Gerne beraten Sie die Experten der Optimum Steuerberatung individuell.
von Philipp Gruber 31. Mai 2023
Die Initiative "niemals-ohne" ist eine Aktion der KSW für Unternehmensgründer:innen. Diese erhalten einen Gründerbonus in Höhe von € 200,- auf die erste Honorarnote ihres Steuerberaters. Um anspruchsberechtigt zu sein, muss die Unternehmensgründung belegt werden, etwa durch einen GISA-Auszug, eine NeuFöG-Bestätigung oder einen Firmenbuchauszug. Der Gründungsnachweis darf nicht älter als zwei Jahre sein. Wie funktioniert's? Gehen Sie auf www.niemals-ohne.at und registrieren Sie sich. Laden Sie ihren Gründungsnachweis hoch. Laden Sie die Honorarnote des Steuerberaters hoch. Nach Prüfung durch die KSW bekommen Sie den Gründerbonus in Höhe von € 200,- ausbezahlt.
von Philipp Gruber 2. April 2023
Eines der zentralen Themen in unserem Beruf als Steuerberater sind Fristen und Termine. Darum haben wir hier eine kleine Übersicht über die wichtigsten steuerlichen Termine für Sie zusammengefasst. Jahressteuererklärungen samt Beilagen für Einkommen-, Umsatz- und Körperschaftssteuer sind, gemäß § 134 Abs 1 BAO, bis zum 30. April des Folgejahres beim Finanzamt einzubringen. Bei Betreuung durch einen Steuerberater verlängert sich diese Frist allerdings um ein weiteres Jahr. Mann kann sagen, dass der 15. des Monats stets ein wichtiger Tag für uns Steuerberater ist. Weitere wichtige Abgabetermine:
von Philipp Gruber 25. März 2023
Die Europäische Zentralbank hat den Leitzins am 16.2.2023 erneut um 0,50%-Punkte erhöht. Dies bedeutet somit auch eine Änderung der Stundungs-, Anspruchs-, Aussetzungs-, Beschwerde- und Umsatzsteuerzinsen. Der entsprechende BMF-Erlass wurde am 16.3.2023 veröffentlicht. Hier sehen Sie eine Übersicht der Zinsänderungen seit Dezember 2022:
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